„Bei uns funktioniert das alles nicht!“
Diesen Satz höre ich immer wieder in Organisationen. Und ja – manchmal kommt er genau von den Personen, die eigentlich dafür sorgen sollten, dass es funktioniert.
Dabei ist die Ausgangslage oft gar nicht so schlecht. Prozesse wurden definiert, Zuständigkeiten geklärt, Abläufe sauber aufgesetzt. Man hat diskutiert, abgestimmt, nachgeschärft. Die Zahnräder wären bereit, ineinanderzugreifen, dann kommt der Alltag. Man nimmt eine kleine Abkürzung – mit der großen Wirkung.

• Ein Auftrag wird schnell direkt vergeben.
• Eine Abstimmung wird „aus Zeitgründen“ ausgelassen.
• Eine Zuständigkeit wird elegant übergangen.
• Zuständige Personen werden nicht informiert.
• Ein Auftrag wird „quer“ ohne Abstimmung vom Chef beauftragt.
  Nicht aus böser Absicht. Sondern weil es gerade einfacher erscheint und schnell gehen muss.

Das Problem
Wenn der Chef *die Abkürzung nimmt, wird sie zum neuen Standard. Die Mitarbeiter:innen merken das sofort. Sie gleichen aus, klären nach, reparieren im Hintergrund. Und machen fünf „Kopfstände“, um einen reibungslosen Ablauf trotzdem zu gewähren und den Auftrag irgendwie zu stemmen. Was selten passiert: eine klare Rückmeldung. Und wenn sie kommt, dann oft mit der Antwort: „Ja, aber sonst geht ja gar nichts weiter.“ Ich habe schon Chefs* erlebt die geglaubt haben mit dieser Methode einen Sinnstiften Beitrag zu liefern.

Wenn Ausnahmen das System steuern
Ab diesem Punkt kippt das Ganze. Nicht mehr der Prozess gibt die Richtung vor – sondern die Ausnahme. Und Ausnahmen haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie kosten mehr Energie, als sie sparen. Was als schnelle Lösung gedacht war, wird zur Belastung im System.

Mein Fazit
Führung zeigt sich darin, Regeln festzulegen.
UND auch darin, sich selbst daran zu halten – gerade dann, wenn es mühsam ist.
Wenn Prozesse nicht funktionieren, lohnt sich ein ehrlicher Blick nach oben.

Bin ich Teil der Lösung – oder Teil des Problems?
Manchmal reicht genau diese Frage, damit die Zahnräder wieder anfangen zu greifen.

* im Sinne der Gleichstellung sind hier Männer und Frauen gleich gemeint. In der Praxis habe ich jedoch den Eindruck, dass ein Geschlecht anfällig ist für das, was ich im Artikel beschrieben habe.

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